Paso Robles Public Schools
Attendance Policy

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ppress@pasoschools.org

Absences and Excuses

Excused Absences (Education Code 48205)

– Students shall attend school daily except for reasons of an excused absence. The state law regarding attendance requires that every person under 18 years of age must attend school and must have a required verification of an absence.

A student's absence shall be excused for the following reasons:

  1. Personal illness
     
  2. Quarantine under the direction of a county or city health officer
     
  3. Medical, dental, optometrical, or chiropractic appointments (Doctor’s Office Signature required)
     
  4. Attendance at funeral services for a member of the immediate family
      a. Excused absence in this instance shall be up to five days.
      b. “Immediate family" shall be defined as mother, father, grandmother, grandfather, spouse, son/son-in-law, daughter/daughter-in-law, brother, sister or any relative living in the student's immediate household. (Education Code 45194)
     
  5. Jury duty in the manner provided by law
     
  6. The illness or medical appointment during school hours of a child to whom the student is the custodial parent
     
  7. An advance written request by the parent/guardian and approval of the principal or designee shall be required for absences for:
      a. Appearance in court
      b. Attendance at a funeral service
      c. Observation of a holiday or ceremony of his/her religion
      d. Attendance at religious retreats for no more than four hours during a semester
      e. Employment interview or conference
     
  8. Service as a member of a precinct board for an election pursuant to Elections Code 12302 (Education Code 48205)
     
  9. To spend time with his/her immediate family member who is an active duty member of the uniformed services, as defined in Education Code 49701, and has been called to duty for deployment to a combat zone or a combat support position or is on leave from or has immediately returned from such deployment (Education Code 48205)
     
  10. Participation in religious instruction or exercises in accordance with district policy: (Education Code 46014)
      a. In such instances, the student shall attend at least the minimum school day
      b. The student shall be excused for this purpose on no more than four school days per month

Method of Verification

When students who have been absent return to school, they shall present a satisfactory explanation verifying the reason for the absence. The following methods may be used to verify student absences:

  1. Written note from parent/guardian, parent representative, or student if18 or older with parent approval. Note should include student’s name, grade, date(s) of absence, parent or guardian’s name and signature, and a phone number to confirm information (Education Code 46012)
     
  2. Conversation, in person or by telephone, between the verifying employee and the student's parent/guardian or parent representative. The employee shall subsequently record the following: Name of student, Name of parent/guardian or parent representative, Name of verifying employee, Date or dates of absence, and Reason for absence.
     
  3. Visit to the student's home by the verifying employee, or any other reasonable method which establishes the fact that the student was absent for the reasons stated. A written recording shall be made, including information outlined above.
     
  4. Physician's verification
    a. When excusing students for confidential medical services or verifying such appointments, district staff shall not ask the purpose of such appointments but may contact a medical office to confirm the time of the appointment.
    b. When a student has had 14 absences in the school year for illness verified by methods listed in #1-3 above, any further absences for illness shall be verified by a physician.

If a student is absent for any reason except those stated above, his/her absences are considered unexcused. If the absence is not cleared within three days, the unverified absence will be classified as an unexcused absence.

ATTENDANCE PROCEDURES

Verification of an absence or tardy is to be made by telephone or note from the parent or guardian indicating the reason for the absence. A telephone call is preferred as soon as possible. If a parent or guardian cannot call, the student should bring a note the day he/she returns to school.

The auto dialer will call home each day there is an absence. Attendance data will appear on the student’s report cards. If there are any questions regarding a student’s attendance record, parents may call the school attendance secretary or administrator.

K-8: (90% Rule)

Any student may lose classroom/school privileges during any given quarter/semester/trimester if the student’s attendance percentage falls below 90% due to unexcused absences. You may not have more than eighteen unexcused absences or equivalent tardies per school year.

9-12: (90% Rule)

Paso Robles High Schools will send home to parents, on each report card and progress report, notice regarding the attendance of their student, so that parents can accurately monitor both the attendance of their student. Parents will be called by auto dialer when a student is absent and parents should check the parent portal on a regular basis. When students have accumulated excessive absences, parents will be notified by the school to remind them of the 90% Attendance Policy and the potential consequences of continued absences.

To participate in any of the Paso Schools Extracurricular Activities: i.e. fieldtrips, sports, club activities, prom, and all senior activities including the commencement ceremonies, a student must have maintained 90% attendance each year while enrolled in the Paso Robles Schools. A student cannot miss more than 18 days per year or the equivalent periods (108). Students will lose their activity privileges after 5 days of absence or equivalent periods in the first quarter, 9 days or equivalent periods in the second quarter, 14 absences for the third quarter, and for the following year after 18 days or equivalent periods in the fourth quarter per year. The 90% attendance rule as been district policy since the 2009-2010 school year.

K-12 MAKE-UP OF ABSENCES

– Each school will develop a system to allow students to make-up attendance for less than the 90% attendance in the immediate previous year of enrollment. Students who choose not to exercise this option forfeit eligibility for participation in school activities. All make-ups must have prior administrative approval.

SCHOOL TARDIES

Grades 3-8 Paso Robles Public Schools:

Any intermediate student (grades 3-8) who is late to school for an unexcused reason, may serve detention during a recess period or after school the day of or the day following the tardy. After school detention will require parent notification. If you are late to school, you must check into the office before going anywhere else!

9-12 Paso Robles High School:

Three tardies will be the equivalent of a one period absence and will count toward a student’s 90% record. Additionally students will earn an after school detention after their 3rd tardy. Students will receive notification of their after school detention and parents will be notified by auto dialer.

SCHOOL ATTENDANCE REVIEW BOARD (SARB)

Any student, who has excessive excused absences, has more than 3 full days of unexcused absences in one school year or has been tardy for more than 30 minutes for three or more days, will receive a notification letter from the school. Efforts by the school will made to curb a student’s poor attendance by contacting the parents by phone or holding a parent conference. If efforts made by the school fail to rectify a student’s attendance problem, the student and family will be referred to the School Attendance Review Board. Planned extended absences are sometimes necessary to accommodate medical situations or family needs.

Home/Hospital Contract: Students who will be absent for an extended period of time for medical reasons can be placed on a Home/Hospital contract while convalescing. Parents or guardians should contact the school as soon as possible if their student will be out on an extended medical absence.

Independent Study Contract: Parents or guardians who know their student will be absent more than five (5)days, but do not need Home/Hospital services must submit a request for an Independent Study Contract at least one week prior to the planned absence. Students will receive credit for work completed and turned in according to the contract.

Regulation Board Approved/ PASO ROBLES PUBLIC SCHOOLS

Reviewed: March 2012, Paso Robles, California

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Escuelas Públicas de Paso Robles
Póliza de Asistencia K-12

AUSENCIAS EXCUSADAS (AR 5113)

Los estudiantes asistirán a la escuela diario a excepción de razones de una ausencia excusada. La ley estatal con respeto a la asistencia requiere que cada persona bajo 18 años de edad debe asistir a la escuela y debe tener una verificación por una ausencia. Se requiere una llamada de teléfono a la oficina de la escuela y/o una nota de los padres o del tutor cuando un estudiante esta ausente. Las notas y los mensajes de teléfono necesitan incluir: Nombre primero y apellido del estudiante, grado, fecha (o fechas) de la ausencia, la razón de la ausencia, nombre y firma del padre o tutor y un número de teléfono donde la escuela puede confirmar la información. Si la ausencia no es verificada en el plazo de tres días, la ausencia no verificada será clasificada como ausencia injustificada. Debido a los cambios en Código de la Educación de California, la escuela no recibe financiamiento si un estudiante falta la escuela por cualquier razón con excepción de un evento patrocinado por la escuela o un paseo.

EC48205 indica que una ausencia o una tardanza pueden ser excusadas si la ausencia/tardanza es debido a una de las razones siguientes:

  • Enfermedad verificada
     
  • Cuarentena
     
  • Cita del doctor o del dentista (firma del médico oficina requerido)
     
  • Muerte en la familia inmediata o Ausencia con excusa en este caso sera de un máximo de cinco días o “Familia inmediata” se define como madre, padre, abuela, abuelo, cónyuge, hijo/hijo-en-ley, hija/ nuera, yerno, hermano, hermana o cualquier parente que vive en la casa del estudiante (Código de Educación 45194)
     
  • Ser miembro de un jurado
     
  • La enfermedad o cita médica durante horas escolares de un niño a quien el alumno es el padre con custodia
     
  • Un avance solicitud escrita por el padre / tutor y la aprobación del director o persona designada deberá ser requerido par alas ausencias por: o Comparecencia ante el tribunal o La asistencia a un servicio funeral o La observación de un día festivo o ceremonia de su religion o La asistencia a retiros religiosos por no más de cuatro horas durante un semester o El empleo entrevista o conferencia
     
  • El servicio como miembro de una mesa electoral para una elección de acuerdo con el Código de Elecciones 12302 (Código de Educación 48205)
     
  • Para pasar tiempo con su miembro de familia inmediata que es un miembro del servicio activo de los servicios uniformados, según lo definido en el código educacional 49701, y se ha llamado al deber para el despliegue a una zona de combate o a una posición del apoyo táctico o está en licencia de o ha vuelto inmediatamente de tal despliegue (código educacional 48205)
     
  • Participación en instrucción o ejercicios religiosos de acuerdo con la política del distrito: (Código de Educación 46014)
     
  • En tales casos, el estudiante deberá asistir a por lo menos el día escolar mínimo
     
  • El estudiante debe tener excusa para ello en no más de cuatro días de clase por mes

AUSENCIAS AUTORIZADAS (AR5113) Un alumno será excusado de la escuela por razones personales justificables cuando la ausencia del alumno ha sido pedida en escrito por el padre o tutor y aprobada antes de la ausencia por el director o un representante designado. No se administrará ningún castigo y los estudiantes pueden reponer el trabajo. Si un estudiante está ausente por cualquier razón excepto esos indicados arriba, su ausencia será considerada injustificada.

PROCEDIMIENTOS DE LA ASISTENCIA

La verificación de una ausencia o tardanza debe ser hecha por el teléfono o con una nota del padre o tutor que indica la razón de la ausencia o tardanza. Una llamada telefónica es preferida lo más pronto posible. Si un padre o tutor no puede llamar, el estudiante debe traer una nota el día que regresa a la escuela. El sintonizador automático llamará a casa cada día cuando hay una ausencia. Los datos de la asistencia aparecerán en los boletines descalificaciones del estudiante. Si hay algunas preguntas con respeto al expediente de la asistencia de un estudiante, los padres pueden llamara la secretaria de la escuela o puede ponerse en contacto con el director.

Cuando un estudiante ha tenido 14 ausencias en el año escolar para la enfermedad verificada por los métodos enumerados en #1-3 arriba, cualquier ausencias más otra para la enfermedad serán verificadas por un médico.

K-8: (Regla del 90%)

Cualquier estudiante puede perder privilegios de el salón de clase/de la escuela en cualquier semestre/trimestre dados si el porcentaje de la asistencia del estudiante baja debajo del 90% debido a las ausencias injustificadas. No puede tener más de dieciocho ausencias injustificadas o tardanzas equivalentes por año escolar.

9-12: (Regla del 90%)

Las Escuelas Secundarias de Paso Robles enviarán a casa a los padres, en cada boletín de calificaciones o el informe sobre el progreso de los trabajos, reportes acerca de la asistencia de su estudiante, de modo que puedan los padres supervisar la asistencia de su estudiante y la exactitud de los expedientes de la oficina de asistencia. El sintonizador automático llamará a los padres cuando su estudiante está ausente y los padres pueden comprobar también con el portal del padre por la computadora en cualquier momento. Cuando los estudiantes han acumulado ausencias excesivas el consejero de la escuela notificará a los padres para recordarles la póliza de la asistencia del 90% y las consecuencias potenciales si las ausencias continúan.

Para participar en las ceremonias de graduación de las Escuelas de Paso Robles el estudiante debe haber mantenido la asistencia al 90% cada año escolar mientras está alistado en las escuelas de Paso Robles. Un estudiante no puede faltar más de 18 días por año o los periodos equivalentes. 2009-2010 es el primer año que se les requiere a los estudiantes tener la asistencia al 90%.

Un estudiante no puede faltar más de 18 días por el año o los períodos equivalentes (108). Los estudiantes perderán sus privilegios de la actividad después de 5 días de períodos de la ausencia o del equivalente en el primer trimestre, 9 días o los períodos equivalentes en el segundo trimestre, 14 ausencias para el tercer cuarto, y por el año siguiente después de 18 días o de períodos equivalentes en el cuarto trimestre por año. La regla de la atención del 90% como sido política del distrito desde el año escolar 2009-2010.

REPONIENDO LAS AUSENCIAS—K-12

Todas las escuelas desarrollarán un sistema para reponer las ausencias si tienen la asistencia menos del 90% en el año pasado inmediato de inscripción. Los estudiantes que eligen no ejercitar esta opción pierden la elegibilidad de participar en las actividades de la escuela. Todo el trabajo reponiendo debe tener la aprobación anterior de la administrativa.

TARDANZAS EN LA ESCUELA

Cualquier estudiante intermedio (grados 3-8) que llega tarde a la escuela por una razón injustificada, puede servir castigo durante un período de descanso o después de la escuela el día de o el día que sigue después de la tardanza. El castigo después de la escuela requiere la notificación del padre. ¡Si usted llega tarde a la escuela, usted debe reportarse a la oficina antes de ir a su clase o cualquier lugar!

COMITÉ EXAMINADOR DE LA ASISTENCIA DE LA ESCUELA (SARB)

Cualquier estudiante que tenga ausencias justificadas excesivas, o tiene más de 3 días enteros de ausencias injustificadas en un año escolar o ha sido tarde por más de 30 minutos por tres o más días recibirán una carta de notificación de la escuela. La escuela hará el esfuerzo para contener la asistencia pobre de un estudiante poniéndose en contacto con los padres por el teléfono o llevando a cabo una conferencia con los padres. Si los esfuerzos hechos por la escuela no pueden rectificar el problema de la asistencia de un estudiante, referirán al estudiante y la familia al Comité Examinador de la asistencia de la Escuela. Las ausencias extendidas planeadas a veces son necesarias para situaciones médicas o necesidades de la familia.

Contrato de Casa/Hospital: Los estudiantes que estarán ausentes por un periodo extendido por razones médicas pueden ser puestos en un contrato de Casa/Hospital mientras convalecen. El padre o tutor debe avisarle a la escuela lo más pronto posible si su estudiante no asistirá a la escuela por causa de una ausencia extendida médica.

Contrato de Estudio Independiente: Padres o tutores que saben que su estudiante estará ausente mas de cinco (5)días, pero no necesitan los servicios de Casa/Hospital deben someter una petición para un Estudio Independiente por lo menos una semana antes de la ausencia planeada. Los estudiantes recibirán crédito por el trabajo regresado y completado según el contrato.

Repasado: Marzo de 2012, Paso Robles, California